+32 15 48 02 87

Privacystatement Brainnet

Per 31 januari 2020

Onze visie op privacy

Brainnet helpt organisaties bij het zoeken, vinden en selecteren van externe professionals, richt inhuurprocessen in en managet en beheert contracten in dit verband. De externe professionals noemen wij ook wel ‘deskundigen’. Wij geloven in een transparante arbeidsmarkt. En wij geloven in een transparant privacybeleid. Voor ons is de privacy van onze deskundigen, contactpersonen bij leveranciers en klanten, sollicitanten, door Brainnet ingehuurde arbeidskrachten en andere relaties belangrijk. Binnen Brainnet wegen we alle belangen af en uw recht op privacy telt zwaar mee. Wij leggen u in dit privacystatement uit hoe wij uw privacy beschermen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Brainnet B.V., met maatschappelijke zetel te Kardinaal Mercierplein 2 (bus 208), 2800 Mechelen en met ondernemingsnummer 0719.947.856 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens (hierna “Brainnet” of “wij”)

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer worden deze verwerkt?

Een persoonsgegeven is ieder gegeven aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Bent u een zelfstandige? Dan wordt u gezien als persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over u vertellen. U deelt al persoonsgegevens met ons als u contact met ons heeft. Bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer of e-mailadres.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid, strafrechtelijk verleden, godsdienstige of filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of gegevens omtrent ras of etnische afkomst. In principe verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en dit moet op basis van de wet. Dit gebeurt uitsluitend met uw toestemming of als u ons dat zelf vraagt.

Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

  • deskundigen;
  • personen die verbonden zijn aan de leveranciers;
  • personen die verbonden zijn aan de klanten;
  • personen die interesse tonen in onze diensten;
  • personen die verbonden zijn aan een ander bedrijf of een andere organisatie waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?

We ontvangen uw gegevens omdat u deze zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld wanneer u een overeenkomst met ons sluit of gebruikmaakt van onze dienstverlening. We kunnen uw gegevens ook ontvangen van derden. Bijvoorbeeld van leveranciers of andere partijen waar we mee samenwerken. Met onze leveranciers hebben wij afgesproken dat zij u bij het doorgeven van uw gegevens op dit privacystatement zullen wijzen.

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken wij persoonsgegevens?

Brainnet kan haar werkzaamheden alleen goed uitvoeren als we u goed kennen. Daarom vragen we naar uw persoonsgegevens en verwerken we die ook. Brainnet deelt haar werkzaamheden in verschillende hoofddiensten in. Hieronder zullen wij per hoofddienst toelichten welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel en op welke grond.

Rekrutering

Wij zoeken voor onze klanten geschikte deskundigen om tijdelijke diensten ten behoeve van de klant uit te voeren.

Brainnet verwerkt in deze beide situaties persoonsgegevens voor wervings- en selectiewerkzaamheden en om de inzetbaarheid van de deskundige te kunnen bepalen. Brainnet verwerkt deze gegevens op basis van haar wettelijke verplichting onder de regelgeving inzake private arbeidsbemiddeling alsook op grond van de noodzaak om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

De persoonsgegevens van een deskundige die wij voor deze dienst verwerken, zijn bijvoorbeeld naam en adresgegevens, geboortedatum en geboorteplaats, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae (cv), opleidingsgegevens (zoals het hoogst behaalde diploma) en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid voor een bepaalde functie, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften. Indien u toegang wenst te verkrijgen tot ons portal, verwerken wij voorts uw IP-adres om uitvoering aan de dienstverlening te kunnen geven. Naast dat er een gerechtvaardigd belang voor Brainnet is uw IP-adres te verwerken, vragen wij voor het vastleggen van dit IP-adres uw toestemming.

Brainnet bewaart uw gegevens zolang u als kandidaat dat wenst of zolang dat nodig is voor de concrete opdracht.

Organiseren van uitzendarbeid

Als erkend uitzendbureau verwerken wij uw gegevens om een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid met u af te sluiten. Brainnet verwerkt deze gegevens op basis van haar wettelijke verplichting onder de regelgeving inzake private arbeidsbemiddeling en uitzendarbeid alsook op grond van de noodzaak om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Brainnet bewaart uw gegevens zolang u als kandidaat dat wenst of zolang dat nodig is voor de concrete opdracht.

Pre-employment screening

Brainnet voert voor haar klanten regelmatig pre-employment screenings uit. Screening is altijd maatwerk en is afhankelijk van de eisen die de klant stelt. Wij komen het uitvoeren van een pre-employment screening alleen met onze klanten overeen wanneer wij zijn nagegaan of de klant een gerechtvaardigd belang heeft bij het uitvoeren van deze screening dat zwaarder weegt dan de (privacy)rechten van de deskundige. Wij verwerken in dat geval persoonsgegevens van de deskundige om zijn geschiktheid en integriteit met betrekking tot een specifieke functie te kunnen beoordelen. De specifieke aard van een functie kan meebrengen dat een (zware) pre-employment screening noodzakelijk is. Voor bepaalde functies, in bijvoorbeeld de financiële sector, is screening zelfs wettelijk verplicht.

Wij verwerken bij een pre-employment screening in elk geval de naam en adresgegevens van de deskundige die wij screenen. Daarnaast verwerken wij onder meer de geboortedatum en geboorteplaats, een e-mailadres, telefoonnummer, recent curriculum vitae (cv), opleidingsgegevens en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid de deskundige.

Afhankelijk van de omvang van de pre-employment screening verwerken wij daarnaast bijvoorbeeld informatie van (ex-)werkgevers en/of opdrachtgevers, gegevens over het arbeidsverleden van de deskundige (bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot schorsing en ontslag), een bewijs van goed gedrag en zeden en een overzicht van de uitgeoefende nevenfuncties.

Contractmanagement

Als Brainnet een dienstverleningsovereenkomst met een (leverancier van een) deskundige of een klant sluit, dan is het noodzakelijk om persoonsgegevens van de deskundige te verwerken. Deze persoonsgegevens zijn nodig om de overeenkomst te onderhouden en na te komen. Wij zijn daarnaast wettelijk verplicht om de identiteit van een deskundige vast te stellen wanneer deze op een opdracht wordt ingezet.

De persoonsgegevens die wij in het kader van contractmanagement van de deskundige verwerken zijn onder meer naam en adresgegevens, nationaliteit, geslacht en het Rijksregisternummer.

Inkoopadministratie/salarisverwerking en facturatie

Van externe professionals die bij Brainnet in loondienst werkzaam zijn, verwerken wij salarisgegevens. Leveranciers van Brainnet kunnen een factuur aan ons sturen voor de werkzaamheden van de deskundige. Wij sturen facturen aan onze klant. In de urenstaat bij deze facturen zijn persoonsgegevens opgenomen, namelijk de naam van de deskundige en de naam en contactgegevens van de betreffende manager bij de klant. De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst van opdracht en om de facturen die uit deze overeenkomst volgen te kunnen betalen.

Klanten/leveranciers

Als een leverancier of klant een dienst van ons wil afnemen, heeft Brainnet persoonsgegevens van één of meerdere contactpersonen van deze organisatie nodig. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst of gebruikersovereenkomst met deze organisatie te sluiten of om contact met deze organisatie te hebben over lopende zaken. Als u een leverancier of klant van ons bent, willen wij u natuurlijk goed van dienst zijn. Ook hiervoor verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij gebruiken bijvoorbeeld uw naam en (zakelijke) adresgegevens om het contact met u te onderhouden. Daarnaast kunnen wij deze gegevens gebruiken om bijvoorbeeld vast te stellen of u uw organisatie mag vertegenwoordigen. In dat geval hebben wij ook een gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken.

Sollicitanten

Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten voor functies bij Brainnet. Dit betreft de persoonsgegevens die u met ons deelt, zoals naam en adresgegevens, geboortedatum en geboorteplaats, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae (cv), opleidingsgegevens (zoals het hoogst behaalde diploma) en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid voor een bepaalde functie, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften. Wij gaan zorgvuldig met deze persoonsgegevens om. Brainnet verwerkt deze gegevens om, op basis van uw verzoek, uw aanwerving en selectie als sollicitant te beoordelen voor het sluiten van een eventuele overeenkomst met ons. Tevens verwerken wij uw gegevens voor het aanleggen van een wervingsreserve op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk om later een vacante positie in te vullen waarvoor uw profiel interessant is.

Nieuwsbrieven, magazines en andere berichten

Wij sturen onze klanten, leveranciers, deskundigen en andere relaties regelmatig nieuwsbrieven met daarin inhoudelijke en vakgerichte items en interviews, magazines en/of andere berichten over de laatste ontwikkelingen in de branche. Voor het versturen van onze nieuwsbrief en ons magazine gebruiken wij de naam en het e-mailadres van de personen aan wie wij deze berichten willen versturen. Wij versturen een nieuwsbrief, magazine of ander bericht aan personen met wie wij een klantenrelatie hebben op grond van ons gerechtvaardigd belang of personen van wie wij hier toestemming voor hebben gekregen. U kunt zich steeds afmelden voor het ontvangen van dergelijke berichten.

Daarnaast, wanneer u onze website bezoekt, plaatsen wij, indien u daarvoor uw toestemming geeft, voorkeurs-, statistiek- en marketingcookies. Deze worden geplaatst om conversies bij te houden, advertenties af te stemmen op uw voorkeuren en voor (re)marketing doeleinden buiten onze website. Hierbij worden ook profielen opgebouwd. Meer informatie hieromtrent vindt u in ons cookie statement.

Statistische doeleinden ter optimalisering van het functioneren van onze website

Wanneer u onze website bezoekt, installeren wij statistische cookies op grond van ons gerechtvaardigd belang om ons te helpen over onze website te begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken. Deze gegevens worden op gepseudonimiseerde manier verzameld. Meer informatie hieromtrent vindt u in ons cookiestatement.

Fusies en overnames

Brainnet kan uw persoonsgegevens verwerken in het kader van de verkoop van de aandelen of activa van Brainnet (zoals een fusie, overname of overdracht). Dit gebeurt op grond van ons gerechtvaardigd belang om de verdere ontwikkeling en continuïteit van Brainnet te verzekeren.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Brainnet is ISO 9001/14001 en ISO 27001 gecertificeerd. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen ervoor dat onze systemen en het portal waarmee wij werken maximaal beveiligd zijn. Onze systemen worden constant geüpdatet. Wij vragen daarnaast veelvuldig advies van gerenommeerde marktpartijen met betrekking tot de beveiliging van onze systemen. Ook op die manier proberen wij uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan de betrokkenen, als dat nodig is. Binnen Brainnet kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerken, tenzij wij uw toestemming hebben gekregen om uw persoonsgegevens langer te mogen bewaren. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgesteld hoe lang we gegevens bewaren. De door ons verwerkte persoonsgegevens die te maken hebben met een opdracht van een klant, bewaren wij 5 jaar na het einde van de opdracht, tenzij er voor ons redenen zijn om deze gegevens langer te bewaren. Voor fiscale gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens die wij van u ontvangen ten behoeve van het selectieproces voor een opdracht waar u uiteindelijk niet voor bent geselecteerd, bewaren wij tot 6 maanden nadat de selectieprocedure is geëindigd.

Wij bewaren sollicitatiegegevens voor interne functies bij Brainnet maximaal 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij u toestemming aan ons geeft om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor u vrijkomt.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens met derden. We doen er alles aan om ons daar zoveel mogelijk aan te houden. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden als we daar wettelijk toe verplicht zijn, omdat we een overeenkomst met u moeten uitvoeren of omdat we een andere dienstverlener inzetten. Zo kunnen toezichthouders en de Federale Overheidsdienst Financiën op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Bovendien kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. En als u bijvoorbeeld fraude pleegt, kunnen we aangifte tegen u doen.

Soms moeten we op basis van een overeenkomst uw gegevens delen met een andere partij of organisatie. Zo deelt Brainnet persoonsgegevens van deskundigen met klanten die geïnteresseerd zijn om deze deskundige op een opdracht in te zetten. Daarnaast deelt Brainnet maandelijks rapportages met kerncijfers met haar klanten.

We verstrekken uw gegevens ook aan andere partijen die we nodig hebben in het kader van onze dienstverlening. Brainnet deelt bijvoorbeeld gegevens van deskundigen met een externe partij, die in opdracht van Brainnet de identiteitsgegevens controleert van de deskundigen die op een opdracht worden ingezet. Ook voor de salarisverwerking van deskundigen die bij Brainnet in loondienst werkzaam zijn worden gegevens gedeeld met een externe partij.

Brainnet maakt daarnaast gebruik van verschillende verwerkers. Met deze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin de verwerkers garanderen dat zij net zo zorgvuldig met uw persoonsgegevens zullen omgaan als Brainnet dat doet. Daarnaast garanderen deze verwerkers dat zij zich aan de bestaande privacyregelgeving zullen houden.

Als u dat wilt, kunnen we uw persoonsgegevens ook aan andere klanten of bedrijven doorgeven.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens in België is Brainnet onder meer gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd? U kunt bij Brainnet een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die van u zijn verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat deze zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Brainnet. Ook heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken. Daarnaast heeft u het recht op gegevensoverdracht.

Tot slot heeft u recht op het intrekken van een verleende toestemming, indien dit de grondslag was voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Stuurt u ons een dergelijk verzoek, dan zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen. Weet dat voor de uitoefening van deze rechten bepaalde modaliteiten en voorwaarden gelden. Het is mogelijk dat wij uw verzoek niet kunnen inwilligen.

Vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Brainnet kunt u bij ons terecht. U kunt een e-mail sturen naar avg@brainnet.be of uw schriftelijke verzoeken richten aan:

Brainnet
Inzageverzoek persoonsgegevens
Kardinaal Mercierplein 2 (bus 208)
2800 Mechelen

Klachten toezichthouder

De Gegevensbeschermingsautoriteit is de autoriteit die toeziet of Brainnet de regelgeving inzake gegevensbescherming naleeft. Indien u meent dat Brainnet zich niet aan de geldende privacywetgeving houdt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit.

Over dit privacystatement

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacybeleid is nooit helemaal klaar. We houden ons beleid up to date. Brainnet kan dit privacystatement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van ons privacystatement kunt u steeds terugvinden op [www.brainnet.be/privacystatement/]. Dit privacystatement is het laatst gewijzigd op 31 januari 2020.

Hier vindt u meer informatie over ons cookiestatement

 

>Privacystatement